Kuitansi adalah surat bukti penerimaan uang yang berfungsi sebagai alat bukti bagi pembeli dan penjual. Kuitansi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

• Alat bukti bagi pembeli yang telah menyerahkan uang kepada penjual.

• Tanda bukti bagi penjual yang telah menerima uang dari pembeli

• Alat bukti transaksi pembayaran yang sah yang dapat dihadirkan di persidangan jika terjadi gugatan 

Saat mengisi kuitansi, Anda perlu memperhatikan hal-hal berikut: 

• Tuliskan nama lengkap penjual dan pembeli dengan jelas. 

• Tuliskan jumlah uang yang dibayarkan dalam format angka dan kalimat. 

• Tuliskan tanggal dan tempat transaksi dengan jelas. sesuai dengan BKU

• Tuliskan tujuan pembayaran atau penyerahan uang. sesuai dengan BKU

• Tuliskan nomor kwitansi yang berfungsi sebagai pembeda dengan kuitansi lainnya. sesuai dengan BKU

• Tandatangani kwitansi dengan benar, dan jika menggunakan stempel, tanda tangan harus berada di dekat stempel. 

Laporan hasil perjalanan dinas adalah dokumen yang berisi informasi tentang kegiatan dan biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas. Laporan ini merupakan pertanggungjawaban karyawan kepada Dinas terkait tugas yang diberikan. 

Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam laporan perjalanan dinas, yaitu:

• Tujuan perjalanan

• Tanggal perjalanan

• Rincian biaya, seperti transportasi, akomodasi, dan pengeluaran lainnya

• Kegiatan yang dilakukan selama perjalanan

• Hasil yang dicapai 

Laporan hasil perjalanan dinas penting untuk dibuat secara akurat dan memberikan penjelasan yang jelas tentang perjalanan. Hal ini karena laporan perjalanan memberikan bukti pengeluaran. 

Laporan hasil perjalanan dibuatkan perorangan maupun kolektif disesuaikan dengan kegiatan, waktu dan pelaksanaan.

SPPD adalah singkatan dari Surat Perintah Perjalanan Dinas, yang merupakan surat tugas untuk melaksanakan perjalanan dinas. SPPD biasanya diterbitkan oleh atasan atau pejabat tinggi kepada karyawannya untuk melakukan tugas perjalanan dinas dan dibuatkan perorang perkegiatan.

SPPD digunakan sebagai kelengkapan keterangan bagi seseorang yang melaksanakan perjalanan dinas tertentu. Biasanya, SPPD digunakan oleh instansi pemerintah maupun swasta.

SPPD berisi informasi yang diperlukan oleh karyawan dalam menjalankan perjalanan dinas. SPPD juga merupakan dokumen yang wajib dibawa oleh Pelaksana Perjalanan Dinas sebagai bukti sah perjalanan tersebut. 

Surat tugas adalah dokumen resmi yang berisi penugasan kepada seorang pegawai atau stafuntuk melakukan suatu pekerjaan. Surat tugasbiasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintahan atau lembaga bisnis swasta. 

Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri surat tugas:  

• Surat tugas dibuat dan disahkan oleh otoritas berwenang di suatu instansi atau lembaga. 

• Surat tugas berisi pengantar bagi pejabat atau karyawan tertentu untuk melakukan sesuatu sesuai deskripsi tugasnya.  

• Surat tugas menggunakan bahasa yang baku atau resmi, dimana isinya dibuat dengan singkat, padat, dan jelas. 

• Surat tugas harus dilengkapi dengan kop surat, judul surat, nomor surat, isi surat, tanggal, nama dan tanda tangan pejabat pemberi tugas, nama dan tanda tangan penerima tugas. 

• Surat tugas harus dibubuhi dengan stempel instansi yang bersangkutan. 

Surat tugas biasanya hanya dikeluarkan untuk satu jenis pekerjaan saja. Jadi, ketika pekerjaan tersebut sudah selesai dikerjakan, surat tugas tersebut menjadi tidak berlaku lagi. 

Surat tugas dibuatkan perorangan maupun kolektif disesuaikan dengan kegiatan, waktu dan pelaksanaan.

Surat Tanda Setoran (STS) adalah dokumen yang dibuat oleh bendahara penerimaan sebagai bukti transaksi penyetoran. STS dibuat ketika ada pihak yang melakukan penyetoran, misalnya penyetoran sisa belanja tahunan kepada Kas Umum Daerah. 

Format STS dibuat sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Daftar STS yang dibuat oleh bendahara penerimaan didokumentasikan dalam Register STS.

Surat pesanan barang adalah dokumen yang berisi rincian barang yang akan dipesan dari penjual. Surat ini dibuat oleh pembeli dan berfungsi sebagai kontrak kesepakatan antara pembeli dan penjual. 

• Tujuan. Memesan barang dari perusahaan tertentu

• Isi. Jenis produk, kuantitas, vendor pengiriman, dan lain-lain

• Fungsi. Memfasilitasi aktivitas pesan-memesan, menghindari kesalahpahaman, dan sebagai bukti pemesanan

Untuk membuat surat pesanan barang yang baik dan benar, Anda bisa: 

• Mencantumkan jenis produk, kuantitas, dan vendor pengiriman

• Mencantumkan informasi lengkap dan akurat

• Menghindari berbagai kesalahpahaman

• Memudahkan dalam hal arsip administrasi

Cash opname adalah proses penghitungan dan pemeriksaan fisik uang tunai atau kas yang ada dalam perusahaan atau organisasi pada suatu waktu tertentu.

Tujuan utama cash opname adalah untuk memastikan keakuratan dan keberadaan uang tunai yang sebenarnya dengan catatan keuangan yang ada dalam sistem akuntansi serta untuk menjaga transparansi keuangan, memastikan keakuratan laporan keuangan, dan mencegah praktik fraud yang mungkin terjadi pada kas.

Lebih detailnya, cash opname melibatkan beberapa langkah:

• Penghitungan Fisik Kas:
  Uang tunai dihitung secara langsung, termasuk uang logam, uang kertas, cek, giro, dan wesel.

• Pemeriksaan Catatan Akuntansi:
  Saldo kas yang tercatat di buku besar atau sistem akuntansi dibandingkan dengan hasil perhitungan fisik.

• Identifikasi Perbedaan:
  Jika ada perbedaan antara hasil perhitungan fisik dengan catatan akuntansi, maka perlu ditindaklanjuti untuk mengetahui penyebabnya, seperti kesalahan pencatatan, kekeliruan administrasi, atau bahkan indikasi fraud.

• Penyusunan Berita Acara:
  Hasil cash opname biasanya dicatat dalam berita acara untuk dokumentasi dan pemantauan lebih lanjut.

Stock opname adalah proses penghitungan persediaan barang yang dilakukan secara fisik untuk memastikan bahwa data persediaan yang tercatat dalam sistem manajemen inventori sesuai dengan jumlah barang yang benar-benar ada di gudang atau tempat penyimpanan. Proses ini juga dikenal sebagai inventarisasi fisik atau pengecekan stok. 

Tujuan:
Stock opname bertujuan untuk memastikan keakuratan data persediaan, mengurangi risiko kehilangan barang, mencegah kelebihan atau kekurangan stok, dan meningkatkan efisiensi operasional. 

• Proses:
  Stock opname melibatkan tim atau individu yang menghitung, mengukur, atau memeriksa barang-barang fisik yang ada dalam stok. 

• Jenis:
  Ada beberapa jenis stock opname, yaitu:

  1. Full Count: Menghitung seluruh persediaan secara fisik pada waktu tertentu. 

  2. Cycle Count: Menghitung sebagian persediaan secara rutin, misalnya bulanan atau mingguan. 

  3. Perpetual Inventory System: Menghitung persediaan secara terus-menerus menggunakan teknologi untuk memantau perubahan stok, seperti penjualan atau penerimaan barang baru. 

• Manfaat:

  1. Mengetahui selisih antara data persediaan yang dicatat dengan jumlah stok fisik. 

  2. Mengidentifikasi barang yang sering habis atau tidak berubah jumlahnya, memberikan informasi bagi perusahaan. 

  3. Membantu merapikan database dan penataan barang pada rak. 

  4. Memastikan data persediaan yang akurat untuk pengambilan keputusan bisnis.